Evernote Business und Wissensmanagement
Evernote für Teamarbeiter
Nun geht es aber Schlag auf Schlag: Beim neuen Sony E-Reader ist man dabei, Moleskine hat man ins Boot geholt – und nun gibt es ab Dezember 2012 sogar eine neue Variante für kleine und mittlere Unternehmen. Evernote Business nennt sie sich und kann ausgesprochen sinnvoll in allen Arbeitsbereichen sein, in denen Informationen geteilt werden. Ich merke ja schon bei meinem „Personal Evernote“, wie leicht sich Inhalte weitergeben und ergänzen lassen. Nun kommen noch hinzu
- zentrale Notizbuch-Verzeichnisse (Stichwort: Wissendatenbank)
- Admin-Funktionen für Rollenverteilungen
- Trennung von privaten und dienstlich Inhalten (private Notizbücher kann das Unternehmen nicht einsehen)
Vor allem aber: Es entstehen keine Einrichtungs- und Konfigurationskosten! Wenn ein Mitarbeiter will, kann er einfach seinem bereits bestehenden Evernote-Konto eine dienstliche Mail zuordnen – und schwupps, ist er im „Evernote-Firmennetzwerk“. Überhaupt ist der Verwaltungsaufwand minimal: Kosten werden per Rechnung beglichen, neues Personal kann einfach an- und abgemeldet werden, wenn ich es richtig sehe, auch keine Mindestlaufzeiten usw. Also ideal, um die Sache mit einem kleinen Team einfach mal auszuprobieren – und wenn sie sich bewährt, dann kann man die Sache ja vergrößern.
Was ich toll daran finde: Ich merke an unserem eigenen Uni-Institut, dass neue Mitarbeiter ständig eingewiesen werden müssen, Informationen verstreut sind, Dinge nicht auf einem aktuellen Stand sind usw. usw. Wir lösen das teilweise durch ein Wiki-System. Aber Evernote, bei dem man ja auch Notizen untereinander verlinken kann, ist sehr viel eleganter – vor allem arbeitet kein Wiki, das ich kenne, so supergut mit mobilen Geräten jeden Betriebssystems zusammen.
Wenn man also systematisch eine Wissendatenbank aufbaut, mit Notizbüchern und Schlagwörtern pflegt, Rollen verteilt (wer darf Inhalte verändern, wer darf sie nur lesen usw.) hat man den einen zentralen Punkt, an dem man von Formularen über Entwürfe hin zu Firmenvideos, Tabellen und Ansprechpartner alles holen kann. Oder eben mit-verändern kann: Warum nicht ein „Firmen-Kreativ-Notebook“ einrichten? Wenn ein Mitarbeiter etwas mit seinem Smartphone einfängt (Ausstellungsstück auf der Messe, lange Schlange in der Kantine, Design-Hocker im Möbelhaus, Skizze seines 5-jährigen Sohns, wie sich dieser das Produkt vorstellt usw.), Töne, Flipchart-Aufschriebe usw. usw. usw. – dann kommt man gemeinsam vielleicht auf ganz neue Ideen, die ein trockenes „Manual“ niemals einfangen könnte.
Klingt zwar interessant. Aber ist das mit deutschem Datenschutz und Servern in US of A denn überhaupt anwendbar?
Wird davon abhängen, ob für die Art von Daten, für die es vorgesehen ist, überhaupt eine datenschutzrechtliche Verpflichtung besteht. In diesem Fall darf man wahrscheinlich noch nicht mal Server in Deutschland nutzen, wenn die nicht zertifiziert sind. Aber wenn ich z. B. im Team Projektideen zu E-Learning-Fortbildungen entwickle oder – wie in den Videobeispielen – Arbeitsabläufe koordiniere, sehe ich da jetzt kein Problem.
Und Evernote ist weiter auf dem Weg M$ Sharepoint zu ersetzen. Diese Entwicklung deutet sich ja schon länger an. Im Prinzip super, vor allem durch die Unterstützung der verschiedenen Betriebssysteme. Ob M$ hier auch wieder den Zug verpasst wie schon bei OneNote?
Ein im Firmennetzwerk installierbarer Evernoteserver wäre nun der nächste Schritt.