Evernote erleichtert beleglose Steuererklärungen

schnell und einfach erledigt

Seit einigen Jahren schon gebe ich meine Steuererklärung ohne Papier und ohne Belege ab – klappt mit Elster und dem WISO-Steuersparbuch problemlos. Inzwischen gibt es sogar die „vorausgefüllte Steuererklärung“, die Elster mit netten Trickfilmen erläutert. Und die aktuelle Bundesregierung hat noch mehr vor: Unter der Überschrift „Schluss mit Papierkommunikation“ sind in den nächsten Monaten für den Bürger noch weitere Erleichterungen geplant, so dass man mit digitalen Systemen wie Evernote die Arbeit deutlich vereinfachen kann.

Das grundsätzliche Vorgehen ist recht simpel: Einfach ein Notizbuch wie z. B. „Steuer 2016“ anlegen und jede anfallende Quittung, jeden (Papier-)Beleg per App-Scan, Desktop-Scanner, Mail-Weiterleitung usw. erfassen. Mit Schlagwörtern wie „Ausgaben“, „Einnahmen“, „Arbeitszimmer“ usw. kann man zu gegebener Zeit die Belege bündeln. Eine Reihe von Vorschlägen, wie man fast ganz den Papierordnern entkommen kann, habe ich in früheren Postings ja bereits gemacht (z. B. „Papierberge blitzschnell ablegen“). Dazu gibt es auch ein Video:

Evernote mit Excel verknüpfen
Nun sind die Belege zwar in Evernote recht gut aufgehoben und man könnte über das Steuerprogramm alle Posten einsetzen, berechnen lassen usw. Allerdings geht es mir so, dass ich einige Wochen später bei einigen Abschnitten schon nicht mehr ganz genau weiß, wie ich zu der entsprechenden Summe gelangt bin (ich verdränge gerne alles, was mit Steuerberechnungen zu tun hat 🙂 ). Daher habe ich mir folgendes Vorgehen angewöhnt:

1. Excel-Jahresauszug aus dem Online-Banking-Programm exportieren.
2. Alle Zeilen löschen, die nicht steuerrelevant sind.
3. Ergänzende Beträge, z. B. Barkäufe, aus Evernote übernehmen.

Das hat sich bewährt. Allerdings finden sich in den Banking-Zeilen oft kryptische Bezeichnungen wie „Az-Nr-Kd Qrzq! 72,99 Euro“, womit ich nichts anfangen kann. Sollte ich wirklich ein „Qrzq!“ in Irland gekauft haben? Nun ja, durch den Betrag finde ich rasch den Beleg über die Evernote-Suche und mir dämmert wieder, dass es sich dabei um einen Lautsprecher handelt. Den Link zu dem Evernote-Beleg füge ich in einer weiteren Spalte hinzu. Für diese Excel-Evernote-Verknüpfung gibt es nun eine kleine Hilfestellung, die den Ablauf sehr erleichtert.

a) „Sprechende Notiztitel“ vergeben
Geben Sie Ihrer Notiz einen kurzen Titel, der aussagekräftig ist, z. B. „Festplatte“, „Reise Berlin“, „Fotoleuchte“ usw.

kurze Titel

Manche Anwender nehmen im Titel auch das Datum eines Belegs auf. Allerdings lässt sich ohnehin das Erstelldatum jeder Notiz beliebig verändern. Man kann sich also diese Angabe im Titel sparen, die exakte Sortierung funktioniert über die Listenansicht dennoch:

chronologischen Verlauf erzeugen

b) Evernote-Link wird von Excel erkannt
In der Excel-Tabelle soll nun auf die Notiz verwiesen werden. Dazu muss man nicht umständlich mit irgendwelchen Einfügeoperationen arbeiten. Denn Excel (genauer: die Windows-Zwischenablage) erkennt beide Segmente des Evernote-Links, fügt den Notiz-Titel in eine Zelle ein und hinterlegt ihn „in einem Rutsch“ mit dem internen Evernote-Link. Also:

1. Wie gewohnt einen internen Evernote-Link nach dem Muster „evernote://view/xyz123123“ erzeugen: rechte Maustaste auf die Voransicht, Menüpunkt „Evernote-Link der Notiz kopieren“, STRG-Taste dabei gedrückt halten – damit wandern alle benötigten Angaben sofort in die Zwischenablage.

Link wie gewohnt kopieren

2. Anschließend das Excel-Fenster aufrufen, Cursor auf die betreffende Zelle setzen, mit STRG+V den Link einfügen – und schon hat man das gewünschte Ergebnis. Es steht da eben nicht der lange „evernote://view…“-Link, der die Tabelle unübersichtlich machen würde. Vielmehr erscheint nur der Notiz-Titel, wenn man diesen anklickt, wird die Evernote-Notiz aufgerufen.

kurze Titel für Excel

c) Nach dem Steuerbescheid
Wenn alles erledigt ist, wird diese Excel-Tabelle in das gleiche Notizbuch aufgenommen. Ist der Steuerbescheid dann eingetroffen, können die Unterlagen archiviert werden. Dazu genügt ein einziger Klick auf das Notizbuch, eine ENEX-Datei mit allen Anhängen wird erzeugt, die als Backup-Datei genügt. In Evernote können die Unterlagen gelöscht werden. Sollte davon doch irgendwann mal ein Dokument benötigt werden, so ist der Import auch großer Archive in wenigen Sekunden erledigt.

Bonustipp: Da ich auch Lehrerinnen und Lehrer unter meinen Lesern habe – das Bundesfinanzministerium hat sogar Unterrichtsmaterial zum Thema „Steuern“ erstellt (PDF-Datei).

PS: Sollten Sie durch diese Tipps eine größere Steuererstattung erhalten, so können Sie dem Autor ja mal einen Espresso ausgeben 😉