File Juggler: Autopilot für Evernote (Windows)

alles automatisiert

Wie wäre es mit einem Tool, das Ihre Gedanken liest? Es durchforstet beliebige Pfade Ihrer Festplatte, erkennt den Inhalt, benennt die Dateinamen um, sortiert in Sicherungspfade ein und schiebt die Ergebnisse automatisch in das richtige Evernote-Notizbuch mit den richtigen Evernote-Schlagwörtern versehen. Das alles erledigt das Tool vollautomatisch oder auf Tastendruck, für 10.000 Dateien auf einen Rutsch oder nur für ausgewählte Einzelstücke. Daneben brüht es Ihnen noch einen Espresso und backt frische Croissants … Okay, das mit dem Espresso war jetzt etwas ausgeschmückt, aber der Rest stimmt.

Nun werden Mac-User sagen: Kennen wir schon lange, das Tool heißt „Hazel“, automatisiert Dateivorgänge und nimmt viel Arbeit im Alltag ab. Stimmt. Und wir armen Windows-User? Nun, wir haben zum Glück ein ähnliches Tool, nicht so bekannt, nicht so „blinky-blinky“, sieht schlicht und einfach aus – aber uns Windows-Leuten kommt es ohnehin auf den inneren Kern an 😉

Ein paar kurze Infos vorweg: File Juggler kann 30 Tage als Vollversion gratis getestet werden, danach einmalig ca. 23 Euro. Englische Sprache – aber nur die üblichen Formulierungen wie z. B. „Rename“ oder „Upload“ – da sollte es eigentlich keine Probleme geben. Zwar ein paar kurze Hilfevideos auf der Homepage, leider keine ausführliche Anleitung, aber mit ein bisschen Rumprobieren kriegt man die Sachen hin. Getestet habe ich unter Windows 10.

Was kann es?

Wichtige Funktionen:

• File Juggler erkennt Texte in PDF-Dokumenten, in Word-Dateien (*.doc, *.docx) und Textfiles. Je nach erkanntem Stichwort führt die Software dann unterschiedliche Aktionen aus.
• Zusammenarbeit mit Evernote. Das Tool zeigt die vorhandenen Notizbücher an, Schlagwörter kann man beliebig viele dazu eintragen (vorhandene oder neue). Die „Ergebnis-Dateien“ noch erfolgter Operation sofort im korrekten Evernote-Notizbuch samt Schlagwörtern als neue Notiz.
• Ketten-Operationen. In einem Rutsch benennt z. B. das Tool eine Datei nach vorgegebenen Kriterien um, lädt diese zu Evernote hoch und sichert sie im Backup-Pfad auf der externen Festplatte.
• Überwachen und Einzelaktionen: Es können Pfade „überwacht“ werden – sobald sich dort etwas ändert, werden Aktionen ausgelöst. Alternativ können aber auch alle definierten Regeln aus dem Kontextmenü des Windows-Dateimanagers aufgerufen und auf Einzeldateien oder zusätzliche Ordner angewendet werden.

Daneben gibt es noch zahlreiche weitere Funktionen: hat man beispielsweise einen Ordner mit tausenden von Fotos so liest File Juggler die internen Daten aus und vergibt neue Dateinamen mit Städtebezeichnungen (foto1-ulm.jpg, foto2-stuttgart.jpg usw.). Gleiches gilt für Musikdateien: Alben, Künstler usw. werden ausgelesen, Pfade automatisch eingerichtet und die Dateien sortiert. Das alles in der Regel innerhalb von Sekunden.

Ein Beispiel! Ein Beispiel!

Okay, okay. Da es durch Evernote langsam wirklich schwer wird, Papier in meinem Haushalt zu finden, habe ich eine Seite ausgedruckt und anschließend eingescannt. In meinem Fall mit einem Scanner, könnte man aber auch per Smartphone-App erledigen, sofern diese über eine Texterkennung verfügt (Scanbot ist hier ja bekannt).

die Vorlage

File Juggler könnte das Datum innerhalb des eingescannten Schreibens erkennen – für unser Beispiel nehmen wir das Stichwort „Bahn“. Es wird nun der Ordner „meine-scans“ (1) überwacht. Filterkriterien: Es soll sich um PDF-Dateien handeln. In diesen Dateien muss der Begriff „Bahn“ vorkommen (2). Das Tool zeigt dann sofort an, auf welche Dateien es die Regel gleich anwenden wird (3).

Filter-Regeln

Jetzt wird definiert, welche Aktionen ausgelöst werden sollen. Zunächst soll der Dateiname geändert werden (1). Hier wird von uns „Belege-Bahn“ vorgegeben, man könnte auch „Bauprojekt“ oder-was-auch-immer einsetzen. Zusätzlich wird der Dateiname und Jahr und Monat ergänzt (2). Aus „scan002.pdf“ wird so die Datei „Belege-Bahn-2015-09.pdf“.

Weiterhin existiert in unserem Festplattenverzeichnis „Steuer“ der Unterpfad „Belege“ – nach der Umbenennung verschiebt File Juggler die Datei in diesen Sicherungspfad (3).

Wichtig ist uns der Überblick in Evernote. Also lädt das Tool die Datei zugleich in unser Notizbuch „Steuer“ (4) und versieht  die neue Notiz mit den beiden Schlagwörtern „Belege“ und „2015“. Will ich mir also später in Evernote nur die Belege von 2015 anzeigen lassen, so genügt ein Klick auf das Jahresschlagwort.

mehrere Aktionen kombinieren

Auf den gleichen Pfad könnte man ein ganzes Bündel von solchen Regeln anwenden, also etwa unter den Scans das Wort „Tankstelle“ suchen und in das Notizbuch „Reiseabrechnungen“ einordnen lassen. Oder man wählt das Datum einer Datei, um sie in das Unterverzeichnis „C:\Steuer\2015\Mai“ usw. einzusortieren. Es sind auch Filter vorinstalliert für Bereiche wie „alles, was älter als xyz Monate ist“ oder „alles, was in den letzten 3 Tagen neu erzeugt wurde“. Da neben UND-Verknüpfungen auch ODER-Verknüpfungen möglich sind, kann man auch eine Reihe von Ordnern innerhalb der gleichen Regel einbeziehen: „Wenn ein neuer Scan auf dem Pfad ‚meine-scans‘ ODER ein neues Word-Dokument in ‚Dokumente‘ ODER im Dropbox-Ordner ‚von-udo‘ erzeugt wurde, dann mache dieses/jenes …“.

Aktionen für einzelne Dateien/Ordner