InQloud – eine Mail-Adresse für jedes Notizbuch

zielgerichtete Weiterleitungen

Die persönliche Evernote-Mail-Adresse [1] erweist sich im Alltag recht nützlich: Mails, Dokumente und andere Materialien können so direkt an Evernote weitergeleitet werden. Aber auch Apps, deren Teilen-Menü zwar nicht Evernote dafür aber die Mail-Funktion aufweist (z. B. YouTube unter iOS) erhalten damit eine Übergabemöglichkeit. Man kann diese Mails sogar „steuern“, wenn man die Betreffzeile entsprechend gestaltet: „Betr.: Angaben überprüfen @Steuer #2015 #erledigen“ ordnet eine Mail samt Anhängen in das Notizbuch „Steuer“ ein und versieht die Notiz mit den Schlagwörtern „2015“ und „erledigen“.

Allerdings ist dieses Verfahren nicht perfekt:

• Namen von Notizbüchern und Schlagwörtern mit Leer- oder Sonderzeichen werden gelegentlich nicht korrekt erkannt;
• man muss sich die Syntax der Betreffzeile merken;
• unterwegs ist viel Tipparbeit notwendig.

Weiterhin kam in unserer Google+ Gruppe folgendes Problem zur Sprache: Eigentlich ist die Adresse auch ideal für den Empfang – gewünschter – Newsletter, so dass neue Postings automatisch in Evernote landen. Nur kann man hier gar nicht erst die Betreffzeile beeinflussen – man muss später also „per Hand“ die Nachrichten einordnen. Schlussendlich: Man gibt eine solche Adresse auch nicht gerne weiter.

Der Dienst „InQloud“ hat sich eine recht clevere Lösung einfallen lassen: Zunächst erhalten in einem Rutsch alle Evernote-Notizbücher eine eigene Mail-Adresse. Jede Mail-Adresse ist zwar recht „lang“ (1), damit sie nicht erraten wird – aber man nimmt diese Adressen ohnehin in seine gesyncten Adressbücher auf und muss so nur die ersten Buchstaben tippen. Sofern man „Google Kontakte“ verwendet, erledigt auf Wunsch InCloud selbst den Eintrag. Was die Sache aber wirklich interessant macht: Jede Notizbuch-Adresse kann zusätzlich mit Alias-Mail-Adressen versehen werden (2).

mehre Adressen pro Notizbuch

ein Notizbuch – viele Adressen

Diese Alias-Mail-Adressen, die man selbst definieren kann, sind kürzer gehalten, eignen sich auch zur Weitergabe und können zusätzlich mit Schlagwörtern versehen werden. Man kann an jedes Notizbuch mehrere solcher Alias-Adressen zuordnen, die z. B. jeweils eigene Schlagwörter erhalten. So kann der Steuerberater z. B. für das Notizbuch „Steuer 2015“ eine Mail-Adresse erhalten – alle Unterlagen, die er damit verschickt, landen im eigenen Evernote-Konto zusammen mit dem Schlagwort „Berater“. Leitet man selbst hingegen z. B. eine Rechnung weiter, nimmt man die nächste Mail-Adresse – die Unterlagen landen dennoch im gleichen Notizbuch „Steuer 2015“, diesmal aber mit dem Schlagwort „Rechnung“ versehen.

Ideal auch für geteilte Notizbücher im Team oder für das Sekretariat: Dank der speziellen Mail-Adressen landet alles sofort in jenem Notizbuch, das für die „Mit-Leser“ von Interesse ist. Und natürlich auch ideal für unser Ausgangsproblem: Wenn man mehrere Newsletter abonniert, so landen neue Nachrichten sofort im richtigen Notizbuch.

Für meinen Test hatte ich speziell ein Notizbuch mit Leerzeichen und Umlaut erstellt – „.Anträge 2015!“ – gab keine Probleme. Wichtiger Hinweis: zugewiesene Schlagwörter müssen bereits in Evernote vorhanden sein – InQloud kann nicht selbst neue Schlagwörter erstellen.

Zwar kostet InQloud knapp 20 Dollar im Jahr, man kann ihn zunächst aber 30 Tage lang testen. Also einfach mal ausprobieren und nach einem Monat entscheiden, ob der Service für die eigenen Vorhaben geeignet ist …

[1] Bei Plus- und Premium-Account dabei.